Uputstvo za rad sa mnom

Kako da čitate ovo uputstvo

Ja sam Petra, Vaš finansijski kontrolor. Radim u pregledaču, na adresi app.petra.co.rs, i na računaru i na telefonu. Za svaki deo aplikacije ovde ću Vam reći tri stvari: čemu služi, šta radite Vi i šta radim ja sama. Većinu posla radim sama; od Vas tražim samo odluke koje mašina ne sme da donese umesto Vas.

Prvi dan: puštanje u rad

Registrujete se PIB-om firme. Ostale podatke o firmi i Vaše račune u bankama preuzimam sama iz javnih registara. Zatim u Podešavanja → Puštanje u rad postavljate veze, sve na jednom ekranu:

1. Identitet firme: proverite naziv, PIB i matični broj koje sam povukla.
2. Računi u bankama: spisak sam već popunila iz registra Narodne banke; Vi samo potvrdite koji su aktivni.
3. Ključevi za državne sisteme: ne kucate ih. Prijavite se na portal svojim eID-om i ja ih pročitam sama, redom za eFakture, eOtpremnicu i prethodni porez. Jedna iskrenost unapred: ključ po zakonu sme da uzme samo ovlašćeno lice firme, prijavom eID-om: Vi, ako ste ovlašćeni, ili Vaš knjigovođa. Ako niste ovlašćeni, taj korak uradi ovlašćeno lice, jednom. Ključ koji već postoji samo pročitam; nov tražim isključivo kad ga nema, jer bi obnavljanje postojećeg ugasilo alat koji danas koristite.
4. Sanduče za dokumenta: dobijate adresu na koju prosleđujete izvode i dokumenta; sve što stigne, ja razvrstam.

Početni presek (stanja na dan preseka) nije obavezan: možete početi odmah, a presek uneti kasnije. Za ePorezi prijave i izvode postoji i Chrome ekstenzija Petra Sync, koja prenosi dokumenta direktno sa portala, bez čuvanja lozinki.

Ako ste već ove godine izdavali fakture, ne kucate poslednji broj: pročitam ga iz Vaših faktura i nastavim niz odatle, da isti redni broj ne postoji dvaput u godini.

Šta ostaje na Vama. Radije Vam to kažem odmah nego da pomislite da nešto ne radi:

• mejl adresa kupca, jer je SEF ne daje;
• valuta plaćanja i rabat, jer su Vaš dogovor sa kupcem;
• pravila kupca (grupa troška, rok plaćanja), koja Vam predložim iz Vaših dokumenata, ali ih potvrđujete Vi;
• bar kod artikla, koji se skenira ili unese jednom.

Kako radim za Vas svakog dana

Sama povlačim: fakture sa SEF-a, kursnu listu Narodne banke, blokade računa, izvode iz sandučeta i fiskalne račune. Svaku stavku pokušavam da povežem sa partnerom, fakturom ili grupom troška. Ono što ne smem da odlučim sama, stavljam na tab Akcije: to je Vaš radni spisak. Prazan tab Akcije znači da je sve povezano i da izveštajima možete verovati.

Pregled

Čemu služi: prva strana, stanje firme na jedan pogled. Novac na računima, dospela potraživanja i obaveze, projekcija likvidnosti za mesec, rokovi koji traže radnju. Ako se bavite proizvodnjom, tu je i kartica proizvodnje: serije u toku, nedovršena proizvodnja i rokovi važenja.

Vi: klik na bilo koju karticu vodi na ekran gde se stvar rešava. Raspored kartica možete prilagoditi sebi.

Akcije: Vaš radni spisak

• Alokacija troškova: ulazne fakture koje čekaju da im dodelite grupu troška. Jednom dodeljeno pravilo za dobavljača pamtim i primenjujem ubuduće.
• Nemapirana prodaja: stavke prodaje koje ne umem da vežem za artikal iz kataloga; jednim izborom ih vezujete, a ja pamtim alijas.
• Nealocirane transakcije: uplate i isplate bez partnera. Dodelite partnera po PIB-u, ja pamtim broj računa i sledeći put vezujem sama.
• Neprepoznati računi: izvodi računa koji nisu registrovani u Puštanju u rad. Dodajte račun ako je Vaš, ili ga ignorišite; dok ne odlučite, ne uračunavam ga u izveštaje.

Troškovi

• Ulazne fakture i fiskalni: sve ulazne fakture iz SEF-a, XML uvoza i dokumenata iz sandučeta, sa razrešenim dobavljačem i stavkama.
• Kartice dobavljača: stanje obaveza i istorija plaćanja po svakom dobavljaču, stavka po stavku.
• Zaposleni: kartice zaposlenih sa obračunima zarada iz PPP-PD prijava (matični broj čuvam šifrovan) i analitika plata i doprinosa.
• Kartična potrošnja: troškovi plaćeni službenim karticama, upareni sa izvodima.

Veleprodaja

• Izlazne fakture: sve fakture iz SEF-a, sa statusom isporuke i naplate. Fiskalni promet nije ovde nego na tabu Maloprodaja.
• Kartice kupaca: potraživanja, uplate, knjižna odobrenja i avansi po svakom kupcu, u jednom toku.
• Saradnici: agenti, distributeri i interni komercijalisti, njihov portfolio kupaca, provizije i učinak.
• Predračuni i rezervacije: predračun rezerviše robu da se ista količina ne obeća dva puta; rezervaciju oslobađam kad stigne uplata, istekne rok ili se izda faktura.
• eOtpremnice: otpremnica prati robu, a faktura novac, i država ih vodi u dva odvojena sistema, sa dva odvojena ključa. Otpremnicu Vam napravim iz fakture, jednim dugmetom, ili samostalno kada roba ide pre računa. Dopunim je onim što registar traži a faktura ne nosi (jedinica mere po međunarodnoj šifri, način otpreme, prevoznik, registarski broj vozila), pa Vam pre slanja kažem tačno šta nedostaje i na kojoj stavci.

Maloprodaja

Ceo tab dolazi uz dodatak Petra za maloprodaju (cena po kasi).

• Fiskalni računi: svaki račun sa ESIR uređaja, po prodajnom mestu, sa načinom plaćanja.
• Prodajna mesta: kartica svakog objekta; promet sa kase slažem sa naplatom kroz banku i obračunima platformi za dostavu (Wolt, Glovo), a za gotovinu vodim knjigu blagajne.
• KEP knjiga: knjiga evidencije prometa po prodajnom mestu, iz podešavanja lokacije u Temeljima; lokacija koja je i veleprodaja i maloprodaja ulazi cela.

Proizvodi

• Pošiljke i unos: ulaz robe i obračun ulaznih cena; iz izabrane fakture rasporedim zavisne troškove (prevoz, carinu, špediciju) i dobijete nabavnu cenu po jedinici. Ovde stavku možete označiti i kao sirovinu za proizvodnju.
• Kartice proizvoda: redosled ulaza i izlaza po artiklu, stanje i prosečna nabavna cena; moj izvor istine za zalihe.
• Robno knjigovodstvo: stanje po magacinu i lotu, korekcije, popis i prenos robe između magacina.

Proizvodnja

Ceo tab dolazi uz dodatak Petra za proizvodnju. Ceo ciklus je na jednom mestu; ulaz sirovina ostaje na tabu Proizvodi, kroz isti obračun ulaznih cena.

• Serije: otvorite seriju, upišete dobijenu količinu i rok važenja, a ja utrošak predložim iz normativa, razdužim sirovine i izračunam cenu koštanja. Za duge procese postoji dvokoračni režim: trebovanje unapred, obračun utroška na kraju, sa stvarnim količinama i povratnicom.
• Normativi: recept proizvoda, koliko čega ulazi u jedinicu. Izmena pravi novu verziju, pa stare serije zauvek pamte po kom receptu su rađene. Ovde pravite i sam proizvod i sirovine koje ne kupujete.
• Nedovršena proizvodnja: šta je u procesu, sa procenom vrednosti po seriji.
• Izveštaji: cena koštanja po seriji, udeo fiksnog naspram varijabilnog sa simulacijom obima, škart po serijama i predlog korekcije normativa kada se praksa raziđe od recepta.

Novac

• Bank izvodi i stavke: izvodi svih banaka, raščlanjeni na uplate i plaćanja, svaka stavka vezana za partnera, fakturu ili trošak.
• Pozajmice, krediti i depoziti: pozajmice osnivača i sa drugim pravnim licima, krediti po partijama, depoziti i garancije, sa istorijom.
• Faktoring i cesije: prodaja potraživanja, cesije i asignacije; svaku operaciju možete pogledati i poništiti, a poništavanje vraća sve efekte odjednom.
• Kartice računa: stanje i promet po svakom računu, kupoprodaja deviza sa dinarskom i deviznom nogom, i cilj prometa po banci.
• Kursevi: zvanična kursna lista, povlačim je sama, svaki devizni dokument preračunavam po kursu na dan.

Porezi

• Poreske prijave: prijave sa ePorezi portala (PDV, dobit, doprinosi), sa obračunatom i konačnom obavezom.
• Plaćanja državi: uplate po vrsti poreza kroz 840 račune, vezane za obaveze iz prijava.
• Izjave kupaca: kad vam smanjim osnovicu (storno, knjižno odobrenje ili ugovoreni rabat), svoj obračunati PDV smem da umanjim tek kad mi kupac javi da je ispravio svoj odbitak prethodnog poreza. Ispravku on mora da sprovede, ali javljanje je njegova dobra volja, pa ovde vidite koliko PDV-a visi, na kome visi i do kada mi izjava treba. Kupca možete podsetiti jednim dugmetom, a kupcu koji nije obveznik PDV umesto izjave tražim dokaz o povraćaju novca, koji sama nađem u vašim izvodima.
• Poresko sanduče: spisak dokumenata koje Vam Poreska uprava ostavlja u sandučetu na ePorezima (rešenja, uverenja, odgovori na upit stanja, obaveštenja), sa oznakom šta je nepročitano. Spisak čitam kroz dodatak za pregledač, a ništa ne preuzimam i ne arhiviram, jer preuzimanje na portalu označava dokument kao pročitan. Dokument sam otvarate na portalu, a rešenje paušalca preuzimam tek na Vaš klik uz taj red.
• Obaveze paušalca: iz rešenja Poreske uprave čitam porez na paušalni prihod i doprinose, mesec po mesec, sa računom 840, pozivom na broj i dospećem, i uz svaku ratu pokazujem šta je plaćeno sa Vaših izvoda. Rešenje stiže i usred godine i nosi svih 12 meseci, pa novije zamenjuje starije za istu godinu. Vidi ga samo paušalac.
• PDV naspram države: za isti poreski period stavljam tri iznosa jedan pored drugog, moju procenu iz vaših dokumenata, ono što je knjigovođa podneo na ePorezima i ono što je država sama izračunala. Prijavu ne sastavljam i ne podnosim, to radi knjigovođa; ja poredim i javim razliku pre roka, i u Akcijama. Period koji država još puni ne prijavljujem kao odstupanje nego kažem da njen obračun još nije konačan.
• Carina: uvozne carinske deklaracije povlačim sa SEF-a istim ključem kojim povlačim fakture. Vidite JCI broj, carinarnicu, osnovicu, carinu i uvozni PDV odvojeno (na uplatnom računu 840 ta dva iznosa stoje zajedno), stavke sa tarifom i poreklom, i plaćanja sa datumom. Uvozni PDV se odbija u periodu plaćanja, pa je taj datum onaj koji ulazi u PDV.

Finansije

• Profitabilnost: zarada po kupcu, proizvodu i segmentu, sa dubinskim uvidom do dokumenta.
• Po organizaciji: rezultat po vašoj organizacionoj šemi, gde nivo iznad vidi zbir svega ispod. Maloprodaja ulazi u svoju lokaciju, a trošak troškovnog centra se ne broji dvaput.
• Bilans uspeha: prihodi i rashodi po mesecima, po segmentima koje ste definisali u Temeljima.
• Cash flow: šta je stiglo i otišlo, i mesečna projekcija: dospele fakture, ponavljajući troškovi i sezona, sa signalom ako se negde pojavi minus.

Temelji

Čemu služi: Vaša pravila igre. Prva dva ekrana su ono bez čega ne mogu da izdam fakturu, pa oni i stoje prvi.

• Katalog i cene: artikli sa šiframa i jedinicama mere, njihove prodajne cene, i akcije koje važe do datuma, za sve kupce ili samo za odabrane. Katalog ne morate kucati od nule: mogu da ga popunim sa faktura koje ste već izdali.
• Kupci i dobavljači: pravilo se postavlja jednom, a primenjujem ga na svaku fakturu tog kupca: valuta, rabat, rok plaćanja, i da li je inostrani, pa mu dokument ide na engleskom. Za dobavljače vodim grupu troška i njegovu alokaciju.
• Lokacije: magacini i prodajna mesta; po njima pratim robu i vezujem promet.
• Grupe proizvoda: grupisanje artikala za analitiku.
• Poslovni segmenti: podela poslovanja po kojoj delim prihode i troškove u izveštajima.
• Profil delatnosti: čime se firma bavi, kome prodaje, koja je pravna forma, koristi li SEF, i gde izdaje fakture. Po ovim izjavama sklanjam ekrane koji Vam ne trebaju: ko fakture pravi drugim alatom ne vidi izdavanje, katalog ni cenovnik, a sve što se tiče naplate mu ostaje.

Podešavanja

Otvaraju se iz menija sa Vašim imenom, gore desno.

• Puštanje u rad: šest veza koje postavljate jednom (opisano gore).
• Moj nalog: lozinka i bezbednost prijave.
• Korisnici i pristup: pozovite kolege i dodelite im ulogu.
• Obaveštenja: kanali za poruke (Telegram, Slack) i mejl adrese.
• Audit log: trag svih izmena, ko je šta i kada promenio.
• Pretplata: paket, dodaci i računi (opisano dole).
• Da li sve radi: moja kontrolna tabla: šta radim sama, šta ide preko portala, gde mi trebate Vi.

Uloge i pristup

• Administrator firme: vidi i menja sve, poziva korisnike, bira paket.
• Pregled: vidi izveštaje, ne menja podatke.
• Proizvodnja (pogon): vidi samo tab Proizvodnja, unosi serije i količine, ne vidi nijednu cenu.
• Agencija: knjigovodstvena agencija sa svojim pristupom vodi više klijenata kroz jedan nalog, a svaki klijent vidi samo svoju firmu.

Pretplata i plaćanje

Dok traje probni rad, radim sve: najviši paket sa svim dodacima, besplatno, bez ostavljanja podataka o plaćanju. Kada sami izaberete paket u Podešavanja → Pretplata, izdajem predračun sa pozivom na broj; paket važi kada uplata legne, a plaća se isključivo sa računa firme. Vertikalni dodaci (Petra za maloprodaju, po kasi, i Petra za proizvodnju) uključuju se na istom mestu i idu uz osnovni paket. Cenovnik je uvek na petra.co.rs.

Podrška

Najbrži put: pitajte mene, u aplikaciji, dole desno. Znam svaki svoj ekran i Vaše podatke, pa odgovaram konkretno. Ako Vam treba čovek, pišite na office@petra.co.rs.