Uputstvo za rad sa mnom

Kako da čitate ovo uputstvo

Ja sam Petra, Vaš finansijski kontrolor. Radim u pregledaču, na adresi app.petra.co.rs, i na računaru i na telefonu. Za svaki deo aplikacije ovde ću Vam reći tri stvari: čemu služi, šta radite Vi i šta radim ja sama. Većinu posla radim sama; od Vas tražim samo odluke koje mašina ne sme da donese umesto Vas.

Prvi dan: puštanje u rad

Registrujete se PIB-om firme. Ostale podatke o firmi i Vaše račune u bankama preuzimam sama iz javnih registara. Zatim u Podešavanja → Puštanje u rad postavljate veze, sve na jednom ekranu:

1. Identitet firme: proverite naziv, PIB i matični broj koje sam povukla.
2. Računi u bankama: spisak sam već popunila iz registra Narodne banke; Vi samo potvrdite koji su aktivni.
3. SEF ključ: nalepite API ključ sa portala eFaktura, da čitam Vaše ulazne i izlazne fakture.
4. Sanduče za dokumenta: dobijate adresu na koju prosleđujete izvode i dokumenta; sve što stigne, ja razvrstam.

Početni presek (stanja na dan preseka) nije obavezan: možete početi odmah, a presek uneti kasnije. Za ePorezi prijave i izvode postoji i Chrome ekstenzija Petra Sync, koja prenosi dokumenta direktno sa portala, bez čuvanja lozinki.

Kako radim za Vas svakog dana

Sama povlačim: fakture sa SEF-a, kursnu listu Narodne banke, blokade računa, izvode iz sandučeta i fiskalne račune. Svaku stavku pokušavam da povežem sa partnerom, fakturom ili grupom troška. Ono što ne smem da odlučim sama, stavljam na tab Akcije: to je Vaš radni spisak. Prazan tab Akcije znači da je sve povezano i da izveštajima možete verovati.

Pregled

Čemu služi: prva strana, stanje firme na jedan pogled. Novac na računima, dospela potraživanja i obaveze, projekcija likvidnosti za mesec, rokovi koji traže radnju. Ako se bavite proizvodnjom, tu je i kartica proizvodnje: serije u toku, nedovršena proizvodnja i rokovi važenja.

Vi: klik na bilo koju karticu vodi na ekran gde se stvar rešava. Raspored kartica možete prilagoditi sebi.

Akcije: Vaš radni spisak

• Alokacija troškova: ulazne fakture koje čekaju da im dodelite grupu troška. Jednom dodeljeno pravilo za dobavljača pamtim i primenjujem ubuduće.
• Nemapirana prodaja: stavke prodaje koje ne umem da vežem za artikal iz kataloga; jednim izborom ih vezujete, a ja pamtim alijas.
• Nealocirane transakcije: uplate i isplate bez partnera. Dodelite partnera po PIB-u, ja pamtim broj računa i sledeći put vezujem sama.
• Neprepoznati računi: izvodi računa koji nisu registrovani u Puštanju u rad. Dodajte račun ako je Vaš, ili ga ignorišite; dok ne odlučite, ne uračunavam ga u izveštaje.

Troškovi

• Ulazne fakture i fiskalni: sve ulazne fakture iz SEF-a, XML uvoza i dokumenata iz sandučeta, sa razrešenim dobavljačem i stavkama.
• Kartice dobavljača: stanje obaveza i istorija plaćanja po svakom dobavljaču, stavka po stavku.
• Zaposleni: kartice zaposlenih sa obračunima zarada iz PPP-PD prijava (matični broj čuvam šifrovan) i analitika plata i doprinosa.
• Kartična potrošnja: troškovi plaćeni službenim karticama, upareni sa izvodima.

Veleprodaja

• Izlazne fakture: sve fakture iz SEF-a, sa statusom isporuke i naplate. Fiskalni promet nije ovde nego na tabu Maloprodaja.
• Kartice kupaca: potraživanja, uplate, knjižna odobrenja i avansi po svakom kupcu, u jednom toku.
• Saradnici: agenti, distributeri i interni komercijalisti, njihov portfolio kupaca, provizije i učinak.
• Predračuni i rezervacije: predračun rezerviše robu da se ista količina ne obeća dva puta; rezervaciju oslobađam kad stigne uplata, istekne rok ili se izda faktura.

Maloprodaja

Ceo tab dolazi uz dodatak Petra za maloprodaju (cena po kasi).

• Fiskalni računi: svaki račun sa ESIR uređaja, po prodajnom mestu, sa načinom plaćanja.
• Prodajna mesta: kartica svakog objekta; promet sa kase slažem sa naplatom kroz banku i obračunima platformi za dostavu (Wolt, Glovo), a za gotovinu vodim knjigu blagajne.
• KEP knjiga: knjiga evidencije prometa po prodajnom mestu, iz podešavanja lokacije u Temeljima; lokacija koja je i veleprodaja i maloprodaja ulazi cela.

Proizvodi

• Pošiljke i unos: ulaz robe i obračun ulaznih cena; iz izabrane fakture rasporedim zavisne troškove (prevoz, carinu, špediciju) i dobijete nabavnu cenu po jedinici. Ovde stavku možete označiti i kao sirovinu za proizvodnju.
• Kartice proizvoda: redosled ulaza i izlaza po artiklu, stanje i prosečna nabavna cena; moj izvor istine za zalihe.
• Robno knjigovodstvo: stanje po magacinu i lotu, korekcije, popis i prenos robe između magacina.

Proizvodnja

Ceo tab dolazi uz dodatak Petra za proizvodnju. Ceo ciklus je na jednom mestu; ulaz sirovina ostaje na tabu Proizvodi, kroz isti obračun ulaznih cena.

• Serije: otvorite seriju, upišete dobijenu količinu i rok važenja, a ja utrošak predložim iz normativa, razdužim sirovine i izračunam cenu koštanja. Za duge procese postoji dvokoračni režim: trebovanje unapred, obračun utroška na kraju, sa stvarnim količinama i povratnicom.
• Normativi: recept proizvoda, koliko čega ulazi u jedinicu. Izmena pravi novu verziju, pa stare serije zauvek pamte po kom receptu su rađene. Ovde pravite i sam proizvod i sirovine koje ne kupujete.
• Nedovršena proizvodnja: šta je u procesu, sa procenom vrednosti po seriji.
• Izveštaji: cena koštanja po seriji, udeo fiksnog naspram varijabilnog sa simulacijom obima, škart po serijama i predlog korekcije normativa kada se praksa raziđe od recepta.

Novac

• Bank izvodi i stavke: izvodi svih banaka, raščlanjeni na uplate i plaćanja, svaka stavka vezana za partnera, fakturu ili trošak.
• Pozajmice, krediti i depoziti: pozajmice osnivača i sa drugim pravnim licima, krediti po partijama, depoziti i garancije, sa istorijom.
• Faktoring i cesije: prodaja potraživanja, cesije i asignacije; svaku operaciju možete pogledati i poništiti, a poništavanje vraća sve efekte odjednom.
• Kartice računa: stanje i promet po svakom računu, kupoprodaja deviza sa dinarskom i deviznom nogom, i cilj prometa po banci.
• Kursevi: zvanična kursna lista, povlačim je sama, svaki devizni dokument preračunavam po kursu na dan.

Porezi

• Poreske prijave: prijave sa ePorezi portala (PDV, dobit, doprinosi), sa obračunatom i konačnom obavezom.
• Plaćanja državi: uplate po vrsti poreza kroz 840 račune, vezane za obaveze iz prijava.

Finansije

• Profitabilnost: zarada po kupcu, proizvodu i segmentu, sa dubinskim uvidom do dokumenta.
• Po organizaciji: rezultat po vašoj organizacionoj šemi, gde nivo iznad vidi zbir svega ispod. Maloprodaja ulazi u svoju lokaciju, a trošak troškovnog centra se ne broji dvaput.
• Bilans uspeha: prihodi i rashodi po mesecima, po segmentima koje ste definisali u Temeljima.
• Cash flow: šta je stiglo i otišlo, i mesečna projekcija: dospele fakture, ponavljajući troškovi i sezona, sa signalom ako se negde pojavi minus.

Temelji

Čemu služi: Vaša pravila igre. Ovde se retko ulazi, ali ono što ovde podesite važi svuda.

• Lokacije: magacini i prodajna mesta; po njima pratim robu i vezujem promet.
• Proizvodi: katalog tipova artikala i pakovanja sa jedinicama mere.
• Grupe proizvoda: grupisanje artikala za analitiku.
• Poslovni segmenti: podela poslovanja po kojoj delim prihode i troškove u izveštajima.
• Kupci i dobavljači: registar partnera sa pravilima: grupa troška dobavljača, nosilac troška, procenat u proizvodnju.
• Profil delatnosti: čime se firma bavi; po tome predlažem module i podešavanja.

Podešavanja

Otvaraju se iz menija sa Vašim imenom, gore desno.

• Puštanje u rad: šest veza koje postavljate jednom (opisano gore).
• Moj nalog: lozinka i bezbednost prijave.
• Korisnici i pristup: pozovite kolege i dodelite im ulogu.
• Obaveštenja: kanali za poruke (Telegram, Slack) i mejl adrese.
• Audit log: trag svih izmena, ko je šta i kada promenio.
• Pretplata: paket, dodaci i računi (opisano dole).
• Da li sve radi: moja kontrolna tabla: šta radim sama, šta ide preko portala, gde mi trebate Vi.

Uloge i pristup

• Administrator firme: vidi i menja sve, poziva korisnike, bira paket.
• Pregled: vidi izveštaje, ne menja podatke.
• Proizvodnja (pogon): vidi samo tab Proizvodnja, unosi serije i količine, ne vidi nijednu cenu.
• Agencija: knjigovodstvena agencija sa svojim pristupom vodi više klijenata kroz jedan nalog, a svaki klijent vidi samo svoju firmu.

Pretplata i plaćanje

Dok traje probni rad, radim sve: najviši paket sa svim dodacima, besplatno, bez ostavljanja podataka o plaćanju. Kada sami izaberete paket u Podešavanja → Pretplata, izdajem predračun sa pozivom na broj; paket važi kada uplata legne, a plaća se isključivo sa računa firme. Vertikalni dodaci (Petra za maloprodaju, po kasi, i Petra za proizvodnju) uključuju se na istom mestu i idu uz osnovni paket. Cenovnik je uvek na petra.co.rs.

Podrška

Najbrži put: pitajte mene, u aplikaciji, dole desno. Znam svaki svoj ekran i Vaše podatke, pa odgovaram konkretno. Za razgovor uživo zakažite termin preko sajta, a za sve ostalo tu je office@petra.co.rs.