Uputstvo za rad sa mnom

Kako da čitate ovo uputstvo

Ja sam Petra, Vaš finansijski kontrolor. Radim u pregledaču, na adresi app.petra.co.rs, i na računaru i na telefonu. Za svaki deo aplikacije ovde ću Vam reći tri stvari: čemu služi, šta radite Vi i šta radim ja sama. Većinu posla radim sama; od Vas tražim samo odluke koje mašina ne sme da donese umesto Vas.

Prvi dan: puštanje u rad

Registrujete se PIB-om firme. Ostale podatke o firmi i Vaše račune u bankama preuzimam sama iz javnih registara. Zatim u Podešavanja → Veze postavljate veze, sve na jednom ekranu:

1. Identitet firme: proverite naziv, PIB i matični broj koje sam povukla.
2. Računi u bankama: spisak sam već popunila iz registra Narodne banke; Vi samo potvrdite koji su aktivni.
3. Ključevi za državne sisteme: ne kucate ih. Prijavite se na portal svojim eID-om i ja ih pročitam sama, redom za eFakture, eOtpremnicu i prethodni porez. Jedna iskrenost unapred: ključ po zakonu sme da uzme samo ovlašćeno lice firme, prijavom eID-om: Vi, ako ste ovlašćeni, ili Vaš knjigovođa. Ako niste ovlašćeni, taj korak uradi ovlašćeno lice, jednom. Ključ koji već postoji samo pročitam; nov tražim isključivo kad ga nema, jer bi obnavljanje postojećeg ugasilo alat koji danas koristite.
4. Sanduče za dokumenta: dobijate adresu na koju prosleđujete izvode i dokumenta; sve što stigne, ja razvrstam.

Početni presek (stanja na dan preseka) nije obavezan: možete početi odmah, a presek uneti kasnije. Za ePorezi prijave i izvode postoji i Chrome ekstenzija Petra Sync, koja prenosi dokumenta direktno sa portala, bez čuvanja lozinki.

Ako ste već ove godine izdavali fakture, ne kucate poslednji broj: pročitam ga iz Vaših faktura i nastavim niz odatle, da isti redni broj ne postoji dvaput u godini.

Šta ostaje na Vama. Radije Vam to kažem odmah nego da pomislite da nešto ne radi:

• mejl adresa kupca, jer je SEF ne daje;
• valuta plaćanja i rabat, jer su Vaš dogovor sa kupcem;
• pravila kupca (grupa troška, rok plaćanja), koja Vam predložim iz Vaših dokumenata, ali ih potvrđujete Vi;
• bar kod artikla, koji se skenira ili unese jednom.

Kako radim za Vas svakog dana

Sama povlačim: fakture sa SEF-a, kursnu listu Narodne banke, blokade računa, izvode iz sandučeta i fiskalne račune. Svaku stavku pokušavam da povežem sa partnerom, fakturom ili grupom troška. Ono što ne smem da odlučim sama, stavljam na Pregled, u Traži pažnju: to je Vaš radni spisak. Prazan spisak znači da je sve povezano.

Pregled

Čemu služi: prva strana, stanje firme na jedan pogled. Novac na računima, dospela potraživanja i obaveze i rokovi koji traže radnju.

Vi: klik na bilo koju karticu vodi na ekran gde se stvar rešava.

Prodaja

Čemu služi: jedno mesto za dokumente koje Vi izdajete i za kupce kojima ih izdajete.

• Izlazne fakture: fakturu izdajete dugmetom „Nova faktura“. Fakture koje ste izdali drugim programom povlačim sa SEF-a sama, a fakturu van SEF-a, na primer deviznu, dodajete dugmetom „Učitaj iz fajla“. Kolona Poreklo kaže da li je faktura iz Petre, sa SEF-a, iz fajla, sa skena ili uneta ručno, a SEF status stoji u svojoj koloni. Fiskalni računi su svoja strana, odmah ispod.
• Kupci: potraživanja, uplate, knjižna odobrenja i avansi po svakom kupcu, u jednom toku. Na kartici vidite mejl, telefon, kontakt osobu i broj ugovora, a menjate ih dugmetom „Podaci kupca“. Kupca koga ćete tek fakturisati dodajete dugmetom „Novi kupac“, i kartica mu se otvara odmah.
• Fiskalni računi: svaki račun sa ESIR uređaja, po prodajnom mestu, sa načinom plaćanja. Pazar se zatvara u Novcu, na strani Pazar i kartice.
• eOtpremnice: otpremnica prati robu, a faktura novac, i država ih vodi u dva odvojena sistema, sa dva odvojena ključa. Otpremnicu Vam napravim iz fakture, jednim dugmetom, ili samostalno kada roba ide pre računa. Dopunim je onim što registar traži a faktura ne nosi (jedinica mere po međunarodnoj šifri, način otpreme, prevoznik, registarski broj vozila), pa Vam pre slanja kažem tačno šta nedostaje i na kojoj stavci. Otpremnice koje Vam šalju dobavljači su u Nabavci, na strani Prijem robe.
• Predračuni: predračun izdajete dugmetom „Novi predračun“, istim obrascem kao fakturu, sa rokom važenja i rokom za uplatu. Rok za uplatu upisujete Vi, a rok važenja je obavezan kad firma vodi robu: predložim ga, a Vi ga menjate. Firma koja vodi robu predračun iz drugog programa dodaje dugmetom „Učitaj predračun iz fajla“, a robu sa predračuna rezervišem dok stigne uplata, prođe rok važenja ili se izda faktura.
• Uslovi kupca (na strani kupca, dugme „Izmeni pravilo“): pravilo se postavlja jednom, a primenjujem ga na svaku fakturu tog kupca: valuta, rabat, rok plaćanja, i da li je inostrani, pa mu dokument ide na engleskom. Tu su i izlazni magacin i kreditni limit. Novog kupca dodajete dugmetom „Novi kupac“, a klik na naziv kupca otvara „Podaci kupca“: mejl za fakture, telefon, kontakt osoba, uslovi prodaje i mesta isporuke, na jednom mestu. Isti prozor otvarate i sa kartice kupca i iz fakture. Mejl adrese ne stižu sa SEF-a, pa ih upisujete ovde, a ja na tu adresu šaljem fakturu, predračun i karticu.

Nabavka

Čemu služi: jedno mesto za sve što Vam je stiglo i za dobavljače od kojih stiže. Podkartica je vrsta dokumenta, pa odmah znate gde gledate.

• Ulazne fakture: fakture sa SEF-a povlačim sama; fakturu van SEF-a dodajete dugmetom „Učitaj iz fajla“, a trošak bez dokumenta dugmetom „Unesi ručno“.
• Prijem robe: roba koja stiže sa eOtpremnicom od dobavljača; potvrdite prijem i pošaljite prijemnicu. Robu sa papirnom otpremnicom primate preko ulazne fakture.
• Dobavljači: stanje obaveza i istorija plaćanja po svakom dobavljaču, stavka po stavku.
• Fiskalni računi: računi koje ste platili, uneti skeniranjem QR koda sa isečka; iz njih čitam iznos, PDV i prodavca i vodim ih kao trošak.
• Pravilo dobavljača (na strani dobavljača, dugme „Izmeni pravilo“): za svakog dobavljača jednom postavite grupu troška, nosioca ili ključ raspodele, a ja ih primenjujem na svaku njegovu fakturu. Wolt i Glovo tu označavate kao posrednika.

Izvodi banaka su u Novcu, na strani Banke i izvodi; Poresko sanduče i Zarade su u Porezima, uz sve što plaćate državi.

Troškovi

• Struktura troškova: troškove pokazujem po grupi i mesecu, iz istog obračuna kao Bilans uspeha. Klik na iznos otvara dokumente od kojih je nastao, a trošak upisan bez dokumenta i dokumente bez grupe troška vidite posebno.
• Osnovna sredstva: iz nabavke predlažem sredstvo za registar samo kad je grupa troška stavke osnovno sredstvo i iznos je iznad praga iz Vaše računovodstvene politike. Prag upisujete u Podešavanjima; Vi potvrđujete predlog, a registar vodim po komadu.

Novac

• Banke i izvodi: izvode svih banaka povlačim sama i raščlanim na uplate i plaćanja, a stavke uparujem bez klika. Na istoj strani su stanje i promet po svakom računu, kupoprodaja deviza sa dinarskom i deviznom nogom i cilj prometa po banci, zatim ono što nije upareno (Neupareno), računi koje ne prepoznajem (Nepoznati računi) i stavke bez kursa NBS (Bez kursa).
• Pazar i kartice: promet sa kase po prodajnom mestu slažem sa naplatom kroz banku i obračunima platformi za dostavu (Wolt, Glovo); za gotovinu vodim knjigu blagajne, a za svaki dan kartičnog pazara tražim priliv koji ga je zatvorio.

Porezi

• Poreske prijave: prijave sa ePorezi portala (PDV, dobit, doprinosi), sa obračunatom i konačnom obavezom. Sa ePoreza ništa ne povlačite dugme po dugme: kad se prijavite na portal sa dodatkom za pregledač, sama prođem kroz profil, poresko sanduče, upit stanja i sve prijave sa uplatnicama, jednom dnevno po firmi, a ja Vas samo podsetim kad je vreme da se prijavite.
• Za uplatu: sve što plaćate državi, uplate po vrsti poreza kroz 840 račune, vezane za obaveze iz prijava i rešenja. Paušalcu na vrhu stoje rate iz rešenja Poreske uprave: porez na paušalni prihod i doprinose čitam mesec po mesec, sa računom 840, pozivom na broj i dospećem, i uz svaku ratu pokazujem šta je plaćeno sa Vaših izvoda. Rešenje stiže i usred godine i nosi svih 12 meseci, pa novije zamenjuje starije za istu godinu.
• KPO i limiti: knjigu o ostvarenom prometu paušalca vodim sama; svaka izdata faktura je red, a pazar sa kase jedan red po danu. Osnovica je izdata faktura, ne naplata. Knjigu preuzimate kao PDF za izabranu godinu. Vidi je samo paušalac.
• PDV: prijavljeno naspram izmerenog za isti period, evidencije PDV-a i PDV u čekanju (izjave koje čekate od kupaca i one koje dugujete dobavljačima). Vidi ga samo firma u sistemu PDV-a.
• Poresko sanduče: poruke i rešenja koje Vam je poslala država, među njima i rešenja o akontaciji poreza i doprinosa i o paušalnom oporezivanju. Uz svako stoji dan dostave, od kog teku rokovi.
• Zarade: prijave PPP-PD koje povlačim sa ePoreza, dakle ono što država ima o Vama. Obračune i isplate po zaposlenom vodim na istoj strani, u odeljku Zaposleni, na karticama zaposlenih.
• Stanje kod Poreske uprave: zahtev za upit stanja šaljem sama sa Vašeg naloga kad se prijavite na ePoreze, ako nemam stanje mlađe od 30 dana i ako u poslednjih 7 dana nije već poslat. Odgovor stiže u Poresko sanduče i na mejl, a ja ga pročitam i stavim pored svog stanja prema Poreskoj upravi: za svaku vrstu poreza dug ili preplatu po Poreskoj upravi naspram onoga što ja vodim iz Vaših prijava, rešenja i uplata Poreskoj upravi, sa razlikom. Kamatu pokazujem odvojeno.

Artikli i usluge

Čemu služi: jedan dom za svaki artikal i uslugu. Ko menja artikal ili cenu, kreće odavde.

• Katalog: artikli i usluge sa šiframa i jedinicama mere. Katalog ne morate kucati od nule: mogu da ga popunim sa faktura koje ste već izdali. Dugme Grupe proizvoda otvara grupe iznad kataloga, gde ih uređujete. Firma koja prodaje samo usluge ovde menja i cenu.
• Cene: prodajne cene za dokument, po valuti i pakovanju, i akcije koje važe do datuma, za sve kupce. Novu cenu možete upisati i unapred, sa danom od kog počinje da važi: do tog dana predračun i faktura nose sadašnju cenu, a od njega novu.

Organizacija

Čemu služi: kako je firma organizovana. Prodajna mesta i KEP knjiga čitaju iste jedinice.

• Jedinice firme: magacini, prodajna mesta, uprava i ostale jedinice, sa organizacionom šemom; po njima pratim robu i vezujem promet.
• Prodajna mesta: spisak Vaših prodajnih mesta i KEP knjiga svakog od njih. Pazar mesta, naplatu i blagajnu vidite u Novcu, na strani Pazar i kartice.
• Magacini: jedinice koje drže zalihe, sa adresom utovara i istovara za eOtpremnicu; otvara se ista kartica jedinice kao na Jedinicama firme.
• KEP knjiga: knjiga evidencije prometa ima svoj podtab, u kome birate prodajno mesto i godinu; lokacija koja je i veleprodaja i maloprodaja ulazi cela. I godinu ugašenog mesta zaključujete kao i ostale. Ista knjiga stoji i na strani Prodajna mesta, ispod izbora mesta.

Podešavanja

Otvaraju se iz menija sa Vašim imenom, gore desno.

• Profil firme: čime se firma bavi, radi li sa saradnicima na proviziju, kome prodaje, koja je pravna forma, koristi li SEF, i gde izdaje fakture. Po ovim izjavama sklanjam ekrane koji Vam ne trebaju: ko fakture pravi drugim alatom ne vidi izdavanje, katalog ni cenovnik, a sve što se tiče naplate mu ostaje; ekran Saradnici vidi firma koja je izjavila da radi sa saradnicima. Dok izjavu ne sačuvate, ništa ne sklanjam. Ovde je i jedini upis tolerancije poravnanja: iznos do kog razliku između fakture i uplate smatram izmirenom; važi za sve kupce i dobavljače.
• Veze: šest veza koje postavljate jednom (opisano gore).
• Početna stanja: od čega kreću kartice kupaca, dobavljača i računa, na dan preseka.
• Moj nalog: lozinka i bezbednost prijave.
• Podaci o firmi sa ePoreza: kad se prijavite na ePoreze sa dodatkom za pregledač, sama pročitam Vaš profil poreskog obveznika i pokažem šta na ePorezima stoji za firmu (naziv, sedište, matični broj, datum osnivanja, status u PDV registru i poreski period) i predložim da prazna polja popunim odatle. Ono što ste sami upisali ne prepisujem. Prijavljene poslovne prostore i izdvojene jedinice nudim kao predlog lokacija i magacina, a postojeće ne diram. Ovlašćena lica čitam bez JMBG-a.
• Obaveštenja: kanali za poruke (Telegram, Slack) i mejl adrese.
• Pretplata: paket i računi (opisano dole).
• Veze, deo Kako mi ide: moja kontrolna tabla: šta radim sama, šta ide preko portala, gde mi trebate Vi. Tu mi šaljete i folder sa starim izvodima i fakturama; fakture iz njega upisujem kad kliknete „Učitaj fakture iz foldera“.

Pretplata i plaćanje

U ponudi sam kao jedan paket, Petra: izdajem i primam fakture, vodim eOtpremnicu, povlačim podatke sa državnih portala i iz banaka i pratim naplatu i obaveze. Kod paušalca uz to pratim limit, vodim obavezne knjige i primam obaveze ručnim unosom, skenom QR koda fiskalnog računa ili čitanjem dokumenta sa skena.

Dok traje probni rad, radim za Vas besplatno, bez ostavljanja podataka o plaćanju. Kada u Podešavanja → Pretplata potvrdite da paket kupujete, izdajem predračun sa pozivom na broj; paket važi kada uplata legne, a plaća se isključivo sa računa firme. Cena je uvek na petra.co.rs.

Podrška

Pišite na office@petra.co.rs; odgovara čovek iz tima Moorgate Partners. Kad Vam zatreba da podrška uđe u Vašu firmu, to radi samo uz Vašu saglasnost, vremenski ograničeno i vidljivo.